Abonnements bei Aufnahme einer Selbstständigkeit
Anbieterangaben und Rechtsstand, nach Land getrennt. Verantwortlich für den Inhalt ist Leutrim Miftaraj, Innopulse Consulting GmbH, Zug. Wie wir recherchieren und korrigieren
Der aufwendigste Teil an geschäftlichen Abos ist nicht die Auswahl, sondern der Beleg. Bei vielen digitalen Diensten wird die Rechnung nicht per E-Mail versandt, sondern nur im Kundenkonto bereitgestellt — und dort verschwindet sie nach einer Kündigung.
Zwei Gewohnheiten am Anfang ersparen später erheblichen Aufwand: getrennte Zahlungsmittel und monatliches Herunterladen.
Schritt für Schritt
- 1
Getrenntes Zahlungsmittel für geschäftliche Abos einrichten
Eine eigene Karte oder ein eigenes Konto ausschliesslich für geschäftliche Abos. Das ersetzt am Jahresende die mühsame Zuordnung einzelner Positionen und ist der wirksamste Einzelschritt.
- 2
Bei gemischt genutzten Abos den beruflichen Anteil festhalten
Bei Werkzeugen, die privat und geschäftlich genutzt werden, ist eine Aufteilung erforderlich. Halten Sie die Schätzgrundlage schriftlich fest — nachträglich lässt sich das kaum belegen.
- 3
Rechnungen monatlich herunterladen
Nicht am Jahresende. Bei vielen Diensten liegt die Rechnung nur im Kundenkonto, und nach einer Kündigung ist der Zugriff darauf oft nicht mehr möglich.
- 4
Bei Fremdwährungen den tatsächlich belasteten Betrag erfassen
Massgeblich ist nicht der Listenpreis in USD, sondern der Betrag, der belastet wurde. Kartenherausgeber schlagen auf den Umrechnungskurs üblicherweise eine Gebühr auf — über ein Jahr und mehrere Abos summiert sich das spürbar.
- 5
Team-Lizenzen prüfen, sobald mehr als eine Person nutzt
Mehrere Einzellizenzen sind fast immer teurer als eine Team-Lizenz und ausserdem schwieriger zu verwalten, weil sie an persönliche Konten gebunden sind.
- 6
Verlängerungstermine im Voraus erfassen
Bei Jahreslizenzen ist die Verlängerung der Moment, an dem sich Preis und Umfang neu verhandeln lassen. Ohne Vorlauf verlängert sie sich stillschweigend zum Listenpreis.
AboTracker für Selbstständige
Was hier am häufigsten schiefgeht
- •Alles über dieselbe private Karte laufen lassen
- •Rechnungen erst am Jahresende suchen — bei gekündigten Abos sind sie dann teils weg
- •Den Listenpreis statt des belasteten Betrags verbuchen
- •Mehrere Einzellizenzen statt einer Team-Lizenz führen
Rechtslage in der DACH-Region
Schweiz
OR / ZGBGeschäftsmässig begründete Aufwendungen sind abzugsfähig. Erforderlich ist ein ordnungsgemässer Beleg; bei gemischter Nutzung eine nachvollziehbare Aufteilung. Für die Beurteilung des Einzelfalls sind Treuhand oder Steuerberatung zuständig.
Deutschland
BGBBetriebsausgaben mindern den Gewinn. Bei gemischt genutzten Arbeitsmitteln ist eine Aufteilung nach dem beruflichen Anteil erforderlich. Rechnungen müssen den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts genügen, wenn Vorsteuer geltend gemacht wird.
Österreich
ABGB / KSchG / FAGGBetriebsausgaben mindern den Gewinn. Bei gemischter Nutzung ist eine Aufteilung erforderlich. Für den Vorsteuerabzug gelten eigene Anforderungen an die Rechnung.
Diese Darstellung dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung eines Einzelfalls ist eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt zuständig.
Häufige Fragen
Sind Software-Abos vollständig absetzbar?
Soweit sie beruflich genutzt werden, grundsätzlich ja. Bei gemischter Nutzung ist eine Aufteilung nach dem beruflichen Anteil erforderlich. Dies ist keine Steuerberatung — für den konkreten Fall ist eine Fachperson zuständig.
Was mache ich, wenn ich eine alte Rechnung brauche und das Abo gekündigt ist?
Beim Anbieter anfragen — die meisten stellen sie auf Anfrage bereit. Verlässlicher ist, gar nicht in die Lage zu kommen: Rechnungen monatlich herunterladen.
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Vom Lesen zum Überblick
Der schnellste Weg, das hier Gelesene anzuwenden: alle Abos an einem Ort erfassen und die Jahressumme sehen. Zwei Minuten, kostenlos, keine Bankverbindung nötig.
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