Warum das nicht theoretisch ist
Forderungen aus längst beendeten Verträgen tauchen wieder auf — durch einen Systemwechsel beim Anbieter, durch die Abtretung an ein Inkassounternehmen oder schlicht durch einen Fehler.
In diesem Moment entscheidet ein einziger Umstand: ob der Kündigungsnachweis noch vorhanden ist. Wer ihn hat, erledigt die Sache mit einem Schreiben. Wer ihn nicht hat, ist in einer schwierigen Position, weil die Beweislast für den Zugang der Kündigung bei demjenigen liegt, der sich darauf beruft.
Die Verjährungsfristen
Deutschland: Die regelmässige Frist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB), beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat (§ 199 BGB). Eine im März 2026 entstandene Forderung verjährt damit regelmässig Ende 2029.
Österreich: Für wiederkehrende Leistungen gilt eine dreijährige Frist.
Schweiz: Für periodische Leistungen wie Abonnementsbeiträge fünf Jahre (Art. 128 OR); die allgemeine Frist nach Art. 127 OR liegt bei zehn Jahren.
Diese Fristen können durch Mahnung, Anerkenntnis oder gerichtliche Schritte unterbrochen oder gehemmt werden. Der praktisch relevante Zeitraum ist deshalb länger als die reine Frist.
Die Empfehlung
Mindestens drei Jahre über das Vertragsende hinaus, in der Schweiz eher fünf. Da digitale Ablage nichts kostet, spricht wenig dagegen, Kündigungsnachweise dauerhaft zu behalten.
Was aufbewahrt gehört, nach Wichtigkeit
1. Die Bestätigung des Anbieters mit dem konkreten Vertragsende. Das stärkste Dokument, weil es vom Gegner stammt.
2. Der Zustellnachweis — Einschreibenbeleg oder die Bestätigungsseite des Kündigungsbuttons.
3. Das Kündigungsschreiben mit Datum.
4. Die Bestellbestätigung vom Abschluss, aus der die ursprünglichen Konditionen hervorgehen — Preis, Laufzeit, Aktionsende.
5. Der letzte Kontoauszug mit einer Abbuchung, als Beleg für das Ende der Zahlungen.
Punkt vier wird meistens vergessen und ist bei Streit über Preiserhöhungen das entscheidende Dokument: Dort steht, was tatsächlich vereinbart war.
Was nicht ausreicht
Ein Screenshot einer Kontoseite mit dem Vermerk "gekündigt". Er zeigt einen Zustand, nicht dessen Zeitpunkt, und lässt sich nicht mit einem Versanddatum verknüpfen.
Eine automatische Eingangsbestätigung. Sie belegt, dass eine Nachricht angekommen ist — nicht, dass eine Kündigung wirksam wurde.
Der Versandbeleg allein. Er zeigt, dass etwas versandt wurde, nicht was. Deshalb: das Schreiben vor dem Einkuvertieren fotografieren.
Die Ablage, die sich durchhalten lässt
Ein Ordner pro Anbieter, digital, mit allen Unterlagen zu diesem Vertrag. Kein Datumsordner, kein Jahresordner — im Streitfall sucht man nach dem Anbieter, nicht nach dem Jahr.
Der Aufwand entsteht einmal beim Vertragsende, wenn die Unterlagen ohnehin vorliegen. Die Alternative — im Streitfall drei Jahre alte E-Mails zu durchsuchen — kostet ein Vielfaches, meist unter Zeitdruck.
Ein Wort zu Rechnungen
Bei beruflicher Nutzung sind Rechnungen und nicht Kontoauszüge die relevanten Belege: Ein Kontoauszug belegt eine Zahlung, keine Leistung.
Die meisten Anbieter stellen Rechnungen im Kundenkonto bereit und archivieren sie dort nicht dauerhaft. Wer sie erst bei der Jahresabrechnung sucht, findet die ältesten teilweise nicht mehr. Ein Herunterladen bei Erhalt löst das.
Für die steuerlich relevanten Unterlagen gelten zudem eigene, meist längere Aufbewahrungsfristen, die sich zwischen den DACH-Ländern unterscheiden.