Die zwei Kostentreiber in kleinen Teams
Nicht die Preise. Zwei strukturelle Effekte, die beide daraus entstehen, dass niemand zuständig ist.
Plätze ohne Nutzer. Die Abrechnung von Team-Tarifen folgt der Zahl der gebuchten Plätze, nicht der Zahl der aktiven Nutzer. Wenn jemand das Team verlässt, bleibt sein Platz aktiv und kostenpflichtig, bis ihn jemand entfernt.
Schatten-Abos. Ein Werkzeug wird für ein Projekt gebraucht, jemand schliesst es auf die eigene Karte ab und rechnet es ab. Das Projekt endet, das Abo bleibt. Es taucht in keiner Software-Übersicht auf, weil es nie in einer stand.
Beide Effekte sind unsichtbar, weil sie nichts kaputt machen. Sie verursachen nur eine Zahl, die langsam wächst.
Plätze: was beim Personalwechsel zu tun ist
Der Vorgang beim Austritt einer Person umfasst mehr als das Entfernen des Zugangs:
1. Zugang entziehen — passiert meist, weil es sicherheitsrelevant ist.
2. Platz reduzieren — passiert oft nicht, weil es nur Geld kostet und nichts kaputt macht.
3. Inhaberschaft übertragen — passiert fast nie und ist der folgenreichste Punkt.
Zu Punkt drei: Bei vielen Diensten hängen Dokumente, Projekte oder Konfigurationen am Konto der Person, die sie angelegt hat. Wird das Konto gelöscht, ohne die Inhaberschaft zu übertragen, sind sie im besten Fall aufwendig wiederherstellbar.
Deshalb: Übertragung vor der Löschung, nicht danach.
Der Vertrag läuft auf eine Person
Bei kleinen Teams ist der Vertragspartner häufig eine Privatperson, nicht das Unternehmen — weil jemand das Abo schnell abgeschlossen hat. Daraus folgen drei Probleme:
- ·Nur diese Person kann kündigen und ändern. Wenn sie ausscheidet, ist der Zugriff auf den Vertrag weg.
- ·Die Rechnung lautet auf die Privatperson. Eine nachträgliche Änderung ist bei vielen Anbietern nicht möglich, was die Verbuchung erschwert.
- ·Bei Ausscheiden im Streit wird die Sache unangenehm.
Die Abhilfe ist einfach und wird trotzdem selten gemacht: Abos auf eine Sammeladresse des Unternehmens registrieren, nicht auf persönliche Postfächer. Diese Adresse überdauert Personalwechsel.
Schatten-Abos sichtbar machen
Sie stehen nicht in der Software-Übersicht, weil sie nie darin standen. Zwei Quellen finden sie:
Spesenabrechnungen. Wiederkehrende Positionen mit demselben Betrag und demselben Anbieter über mehrere Monate.
Die Geschäftskonto-Abrechnung, zwölf Monate, nicht drei — sonst fehlen die Jahresabos.
Wichtig ist die Haltung dabei. Schatten-Abos entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil jemand ein Problem lösen musste und der offizielle Weg zu langsam war. Wer sie als Verstoss behandelt, erreicht, dass sie beim nächsten Mal besser versteckt werden.
Der Prüfrhythmus, der praktikabel ist
Einmal jährlich die vollständige Durchsicht: alle Abos, alle Plätze, alle Verträge. Zwölf Monate Abrechnungen.
Bei jedem Austritt die drei Schritte oben. Das ist der wichtigere Termin, weil er verhindert, dass sich etwas ansammelt.
Bei jedem Neuabschluss vier Angaben festhalten: Anbieter, Zweck, Vertragspartner, Verlängerungsdatum. Das dauert eine Minute und ersetzt den grössten Teil der jährlichen Recherche.
Was sich in kleinen Teams meist nicht lohnt
Spezialisierte Lizenzverwaltungssoftware. Sie verursacht selbst ein Abo und rechnet sich erst bei einer Grössenordnung, in der die manuelle Übersicht zusammenbricht.
Jahresabos für alles. Der Rabatt ist real, aber in einem kleinen Team ändert sich die Zusammensetzung schneller als bei einem grösseren. Ein Jahresabo für einen Platz, der nach vier Monaten nicht mehr besetzt ist, kostet mehr, als der Rabatt einbringt.
Vollpakete, weil sie mehr enthalten. Der Vergleich muss gegen das Einzelabo derselben Anwendung laufen, nicht gegen die Summe aller enthaltenen Leistungen. Sonst spart rechnerisch jedes Bündel.
Die steuerliche Seite
Bei betrieblicher Nutzung ist die Rechnung auf die Firma erforderlich, und sie ist beim Abschluss zu setzen — nachträglich ist das bei vielen Anbietern nicht möglich.
Bei gemischter Nutzung ist eine nachvollziehbare Aufteilung nötig. Die konkrete Behandlung unterscheidet sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz und gehört zur Steuerberatung, nicht in eine allgemeine Übersicht.