Die vier Dokumente, nach Wichtigkeit
1. Die Kündigungsbestätigung mit konkretem Vertragsende. Das stärkste Dokument überhaupt, weil es vom Vertragspartner stammt. Eine allgemeine Eingangsbestätigung ohne Datum ist deutlich schwächer — fragen Sie ausdrücklich nach dem Enddatum.
2. Der Zustellnachweis der Kündigung. Einschreibenbeleg oder die Bestätigungsseite des Kündigungsbuttons. Wichtig, weil die Beweislast für den Zugang bei Ihnen liegt.
3. Die Bestellbestätigung vom Abschluss. Dort stehen die ursprünglichen Konditionen: Preis, Laufzeit, Aktionszeitraum und Folgepreis. Genau die Angaben, über die später gestritten wird.
4. Die Rechnungen. Für die Buchhaltung erforderlich, für Privatpersonen bei Reklamationen nützlich.
Warum Rechnungen aktiv gesichert werden müssen
Viele Anbieter halten im Kundenkonto nur die letzten Monate vor. Wer die Belege im Januar für das Vorjahr sucht, findet einen Teil nicht mehr.
Bei Selbstständigen ist das die häufigste Ursache für eine verlorene Betriebsausgabe — nicht eine rechtliche Frage, sondern eine der Verfügbarkeit.
Praktikabel: Ein monatlicher Termin von zehn Minuten für die Belege des Vormonats.
Wie lange
Orientiert an den Verjährungsfristen für Forderungen aus dem Vertrag:
- ·Deutschland: regelmässig drei Jahre, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstand (§§ 195, 199 BGB)
- ·Österreich: für wiederkehrende Leistungen drei Jahre
- ·Schweiz: für periodische Leistungen fünf Jahre (Art. 128 OR)
Praktisch: mindestens drei Jahre über das Vertragsende hinaus, in der Schweiz eher fünf. Bei geschäftlicher Nutzung gelten zusätzlich handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen, die länger sein können.
Was nicht ausreicht
Der Kontoauszug. Er belegt eine Zahlung, keine Leistung — für die Buchführung nicht genügend.
Ein Screenshot mit dem Vermerk „gekündigt". Er zeigt einen Zustand, nicht dessen Zeitpunkt.
Eine automatische Eingangsbestätigung. Sie belegt, dass eine Nachricht ankam, nicht dass eine Kündigung angenommen wurde.
Eine Ordnung, die sich durchhalten lässt
Ein Ordner pro Anbieter, digital, mit allen Unterlagen zu diesem Vertrag. Der Aufwand entsteht einmal beim Vertragsende.
Die Alternative — im Streitfall drei Jahre alte E-Mails durchsuchen — kostet mehr, und häufig fehlt genau das Dokument, auf das es ankommt.